一、服務介紹

　　會務服務指為各類大、中型會議，展覽或團隊活動提供全程策劃執行的一個綜合性服務項目。一般包括：會務旅游，會務設備租賃，會場搭建布置，演出服務，會務禮品，出國考察，拓展活動，公共關系，會務策劃，禮儀服務等眾多服務項目。

　　二、服務

　　1、會前服務

　　1)與會議主辦方洽談。

　　2)提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。

　　3)派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

　　4)確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　2、會中服務

　　1)會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　2)會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　3)會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　4)會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　5)會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

　　6)會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

　　7)會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　8)會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

　　3、會后服務

　　1)結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

　　2)資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

　　3)定期回訪和最新資訊反饋。

　　三、服務流程

　　1、策劃：提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們為你提供可行性方案、會議回執，我們過去的成功經驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎。

　　2、咨詢：在此階段，將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

　　3、考察：在雙方進一步取得互信后，會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等，并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

　　4、確定：這個時間需要的是耐心與細致——得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協議。

　　5、執行：嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

　　6、結算：雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行核算。

　　四、服務對用戶好處

　　1、空調

　　為滿足人們在辦公、會務、宴請等活動中室內空氣環境的要求，需要對空氣進行適當的處理，以使室內的溫度、相對濕度、潔凈度、氣流速度等項指標能保持在一定的范圍內。會務場所對空調的要求：

　　溫度要求：會務場所一般溫度平均為22℃，調節范圍為的±4℃(冬天18℃以上，夏天26℃以下)。

　　濕度要求：濕度調節精度要求不是很高，一般濕度平均數為50%，調節范圍為±20%，在30%～70%之間為宜。

　　潔凈度：指空氣中含塵濃度，空氣潔凈度等級劃分如下：每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過300粒，稱為300級潔凈;每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過3000粒，稱為3000級潔凈;每升空氣中0.5微米的塵粒數平均值不超過30000粒，稱為30000級潔凈。一般舒適性空調的潔凈度應在30000級左右。

　　2、照明

　　會務場所對燈光的要求與選擇：照度均勻，燈光穩定，易于控制調節。如果明亮程度不均勻，當眼睛從一個表面轉移到另一表面時，眼睛瞳孔就需要調整，容易引起視覺疲勞。

　　3、電梯

　　電梯是高層建筑物理想的運載設備，給上下樓的乘客帶來極大的方便，一般會務場所使用的電梯分垂直和自動扶梯兩種。

　　4、音響系統

　　包括調音臺，會務話筒等。

　　5、會務視頻系統

　　錄像機、投影機、幻燈機、視頻特技機、攝像頭等主要設備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉換器等輔助設備。

　　6、同聲傳播和表決系統

　　五、注意事項

　　工作人員行為基本要求

　　1)服從上級領導會場工作人員必須服從上級領導，要按本企業的要求辦事，要如實地向領導報告工作，尊重和維護上級的威信，有問題要及時請示，增強工作的主動性，盡職盡則的做好分內的服務工作。要細心觀察、善于分析，不斷提高服務水平，遇到問題要敢于承擔責任。

　　2)尊重同事要有與同事友好相處的愿望，并以自己的情緒、語言以及得體的舉止和友好的態度向對方表達友好相處的愿望，以建立彼此間的信任和友誼。

　　3)協調友鄰會議接待服務是一項綜合性工作，要靠各部門的共同努力來完成。尤其是大型會議活動，更是一項全局性的工作，因此搞好友鄰協調工作尤為重要。這就要求會議接待人員要有大局觀念，局部服從大局，從整體出發，不能只考慮個人利益，只有把整體利益放在第一位，才能協調好各方資源，共同把工作做好。

　　4)代表到前臺簽到等，工作人員要起立，熱情接待。與客人說話，要自然大方，切忌態度生硬，語言粗魯，要露出您美麗的八顆牙齒。

　　5)酒店門口迎接服務的順序原則上按照先主賓，后隨員，先女賓、后男賓的順序，幫忙把行李送到簽到臺或前臺，協助辦理簽到手續(備注：所有的服務順序都可按照以上程序做，只是在不同時間作相應調整)。

　　6)日常工作中要保持環境安靜，搬動家具或辦公用品時要避免發生過大的響聲。禁止大聲喧嘩、開玩笑、聊天、哼唱歌曲。應客人呼喚也不可聲音過高，如距離太遠則可點頭示意，對擾亂室內安靜的行為要婉言勸止。

　　7)當客人有問題需要解決而到服務臺尋求幫助時，如客人是站著的話，我們就必須起立，語氣溫和而耐心，雙目注視對方，集中精神傾聽。處理問題時，語氣要委婉，當客人提出的問題我們不能解決時，則不能允諾，可表示向有關人員請示后作答復，并記下他的聯系方式，以便及時回答。

　　8)舉止要莊重、文明，無論站、坐，姿勢要端正，站時不要東倚西靠，坐時不要蹺二郎腿、晃腿;交談時不要用手中物品指著對方，也不要抓頭、搔癢、剔牙，更不能邊嚼口香糖邊和客人交談。

　　9)陪客人乘電梯時，要伸手示意請進電梯，對老弱病殘者，要主動攙扶。

　　10)有事要進入客人房間時，需先輕輕敲二下門或按兩下門鈴，如對方沒有回應，則可以重復做一次，切記敲門和按鈴不能過急，待對方開門允許后才可以進入房間，不能冒然闖進客人房間。

　　11)會場工作人員服飾禮儀